Power BI Kullanımına Giriş
Power BI, değişik kaynaklardaki veriler üzerinden raporlar ve grafikler oluşturan bir araçtır. Veri kaynakları, veritabanı, Excel, text dosya, XML ve diğerleridir.
Bu programı çalıştırılınca, ilk gelen sarı renkli ekranı kapatın. Bu sarı ekranı kapatınca aracın orta bölmesinde bir rapor oluşturma bölgesi bulunmaktadır.
Programa önce verileri yüklüyoruz veya verilere bağlantı kuruyoruz. Sonra sağdaki Görsel Öğeler bölmesinden bir Öge simgesini tıklıyoruz. Görsel Öğeler bölmesinin alt kısmındaki Alanlar isimli bölümde, bu görsel ögeye bağlı olarak, kullanılabilecek ayar alanları görünmektedir. Verileri içeri aktarınca veya bağlantı kurunca verilerin tabloları ve tablo alanları, ekranın en sağındaki Alanlar isimli bölmede görünmektedir.
Verileri içeri aktarınca aracın sol dikey menüsünde 3 tane,
verilere bağlantı kurunca ise 2 tane düğme oluşmaktadır. Her zaman mevcut olan
düğmeler, Rapor ve Model düğmeleridir. Bazen görünen düğme ise Veriler isimli
düğmedir. Veriler düğmesi, veriler yüklenince görünmektedir.
Bir şirket veritabanındaki verileri içeri aktar
yapamayacağımızdan dolayı ancak verilere bağlantı kurulabilir. Bizim burada
örnek olarak kullandığımız verilerde içeri aktar yapabiliriz, çünkü bizim örnek
verilerimizde bir şirket veritabanındaki kadar veri yoktur. Ayrıca veriler
aktarılabilse bile ağda çok büyük miktarda verinin taşınması ağı meşgul
edecektir. Verilerimizi programda görmek için, biz burada ilk örneğimizde
özellikle verileri içeri aktar yapacağız.
Bir rapor oluşması için gruplar (alt kümeler) bazında toplam,
ortalama gibi küme (agregasyon) işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Bu
raporlama aracı da, belirtilen gruplar bazında örneğin toplamları göstermektedir.
Bu gösterim 2 şekilde olmaktadır. Görsel Öğeler bölmesinde, bunlardan birincisi
Tablo, diğeri Matris ismiyle bulunmaktadır. Tablo isimli gösterimde, solda grup
adları ve grup isimlerinin sağında toplamlar bulunmaktadır. Matris isimli
gösterimde ise, grup adlarından bazıları solda bazıları ise üstte bulunmaktadır.
Solda ve üstte bulunan grup adlarının kesiştiği hücrelerde ise toplamlar yer
almaktadır. Burada Matris olarak isimlendirilen tablo, SQL’de Pivot, SPSS gibi
araçlarda Çapraz (Cross) Tablo olarak isimlendirilmektedir. Excel’de ise,
buradaki Tablo ile Matris gösterimleri, Pivot olarak adlandırılmaktadır.
Matris isimli gösterimde, SQL’deki Pivot gösterimdeki gibi, üstte
bulunan grupların karşılaştırılması mümkün olmaktadır. Burada karşılaştırma
ifadesinin kullanılma sebebi, ilgili grupların değerlerini yan yana
görebilmemizdir. Bu değerleri yan yana getirdikten sonra, bunlar arasında fark
alma gibi işlemler yapabilmekteyiz.
Şimdi bir örnek yapalım. İlk örneğimiz, verilerin içeri aktarıldığı bir raporlama olacak. Verilerimizi bir veritabanından yükleyeceğiz. Bu yüklemede basit olsun diye, şimdilik veritabanından bir View’den yükleme yapacağız.
SQL örneklerimde Kırtasiye isimli bir veritabanı kullanmaktayım
ve bu veritabanında satışlar tablosunun ilgili tablolar ile ilişkisinden oluşan
Satış Bilgileri isimli bir View mevcuttur. Burada da bu veritabanını ve bu
View’i kullanacağım.
Bir veritabanından rapor oluşturacağım için, veri almak için SQL Server seçeneğini tıklıyorum. SQL Server seçeneği, birden fazla menüde yer almaktadır. Üstteki menüde, Veri Al isimli açılan menüde, ilk açılışta Rapor bölmesinde Dosya menüsünde bulunmaktadır. Diğer veri kaynağı seçimleri de birden fazla menüde mevcuttur.
SQL Server seçeneğini tıklayınca açılan ekrandaki Sunucu alanına, MSSQL Connection ekranındaki Server Name alanında bulunan ismi, Veritabanı alanına ise bağlanacağım veritabanının ismini yazıyorum. Verileri yükleyeceğim için, “Veri Bağlantısı modu” alanında “İçeri aktar” seçili kalıyor.
“Tamam” düğmesine basınca veritabanındaki tablolar ve View adları listeleniyor. Ben burada Satış Bilgileri View’ine bağlanacağım. Dolayısıyla SatisBilgileri ismini seçiyorum. Veriler sağ tarafta görüntülendikten sonra Yükle düğmesine basıyorum. View’in kolonları, programın çalışma ekranının en sağ tarafındaki Alanlar bölmesinde görüntüleniyor.
Yukarıda bahsettiğim Tablo formatında raporlama yapmak için, Görsel Öğeler bölmesinden Tablo öğesini tıklıyorum. Tablo öğesi, Görsel Öğeler kısmında alttan ikinci ve soldan üçüncü düğmedir. Tablo öğesini tıklayınca, Rapor bölmesinde bir çerçeve içinde bir şablon oluşmaktadır. Alanlar bölmesinde görünen tablo kolonlarından sayısal değer içermeyenlerinden istediklerimi grup kolonu olarak işaretliyorum. En son olarak da sayısal değer içeren Satış Tutarı kolonunu işaretliyorum. İşaretlediğim kolon isimleri Görsel Öğeler kısmının alt tarafındaki Değerler isimli alanda görünecektir. Değerler isimli alanda görünen kolonlar, şablonda birer grup olarak görünmektedirler. Her bir grubun içerik isimleri de grup isimleri altında listelenmektedir. Bu kolonların en sağında da ilgili satış tutarlarının toplamları görüntülenmektedir. Bu oluşan raporun sağ alt köşesindeki “Odak modu” isimli düğmeye basınca, raporu tek bir sayfada büyütülmüş olarak görebiliriz.
Bu veya bunun gibi bir raporda oluşan değerleri, Excel’e
kopyalamak istiyorsak sağ alt köşedeki üç noktalı düğmeyi tıklıyoruz. Açılan menüdeki
“Verileri dışarı aktar” isimli seçeneği tıklıyoruz. “csv” uzantılı bir dosyaya
kaydedebilmemiz için, bir “Farklı Kaydet” ekranı açılıyor. Açılan bu ekranda
dosyaya bir isim veriyoruz ve kaydediyoruz. Bu “csv” uzantı ismi, virgülle
ayrılmış değer anlamındaki İngilizce kelimelerin baş harflerinden oluşmaktadır.
Bu virgüllerle ayrılmış değerler, bizim Excel dosyamıza kolonlara gelecektir. Dolayısıyla
bu virgülleri, kolona ayıracı olarak adlandırıyoruz. Bizim Excel dosyamızda
ondalık ayıracımız virgülse, kolon ayıracımız noktalı virgül olmaktadır.
Ondalık ayıracımız noktaysa, kolon ayıracımız virgül olmaktadır. Bu oluşan
dosyada ise, kolon ayıracı virgüldür. Türkiye’de kullanılan Excel dosyalarında
kolon ayıracı noktalı virgül olduğundan, bu oluşan dosyadaki kolon ayıracını
virgülden noktalı virgüle dönüştürmemiz gerekmektedir. Bu amaçla, bu “csv”
uzantılı dosyayı “Not Defteri” programıyla açıyoruz ve Ctrl-H tuşlarına
basıyoruz. Açılan mini ekranda “Aranan” isimli alanda “,” ve “Yeni değer”
alanında “;” değerlerini yazıyoruz “Hepsini Değiştir” düğmesine basıyoruz. Şimdi
bu dosyayı ismini çift tıklayarak açtığımızda veriler Excel dosyasında kolonlarda
ayrı ayrı görünecektir.
Bir örnek de Matris şeklinde rapor için yapalım. Önce Rapor bölmesinde boşluğu tıklayalım. Görsel Öğeler kısmında alttan ikinci, soldan üçüncü ve Matris isimli düğmeyi basalım.
Görsel Öğeler kısmının aşağısında Satırlar, Sütunlar ve Değerler isimli alanlar görünecektir. Satır başlıklarında grup adı olarak görünmesini istediğimiz kolonların adlarını, Alanlar kısmında bulunan kolon isimlerinden seçelim ve Satırlar alanına gelmesini sağlayalım. Karşılaştırmada kullanacağımız kolonun ismini ise Sütunlar isimli alana gelmesini sağlayalım. Satırlar ile Sütunların kesişim hücrelerinde toplamının görünmesini istediğimiz kolonun adını ise Değerler isimli alana getirelim. Biz bu örneğimizde satış yıllarını karşılaştıralım. Satış Tarihi kolonu bir tarih kolonu olduğundan dolayı, bu kolon adının altında Tarih Hiyerarşisi isminde bir isim ve bu ismin altında da Yıl, Çeyrek, Ay ve Gün isimleri belirecektir. Satış yıllarını karşılaştıracağımızdan dolayı, bu isimlerden Yıl ismini işaretliyoruz ve Sütunlar isimli alana gelmesini sağlıyoruz. Bu işlemleri yapınca istediğimiz karşılaştırmalı raporu elde etmiş oluyoruz. Soldaki başlıklarda birden fazla kolonlu başlık bulunduğundan, bunları Power BI, hiyerarşik şekilde ve açılır kapanır olarak oluşturmaktadır. Dolayısıyla sağdaki gruplar, gizlendiğinde bu grupları içeren gruplarda özetlenmektedir. Gizlenen gruplar görünür yapılınca değerleri detay satırları olarak görünmektedir. Sağdaki grupları gizleme ve görüntüleme işlemleri tablonun çerçevesinin altında oluşan oklu düğmelerle yapılmaktadır.
Şimdi de bu değerleri içeren Kümelenmiş Sütun grafiği oluşturalım. Çalışma alanımda yer açmak üzere Matris rapordaki birinci grup dışındaki kolonları gizliyorum.
Raporlar dışındaki boşlukta bir yeri tıklıyorum ve Görsel Öğeler kısmında birinci satırda bulunan Kümelenmiş Sütun Grafik düğmesine basıyorum. Görsel Öğeler kısmının alt tarafında açılan Eksen isimli alana, kümeleme yapacağım kolonu (grubu) seçiyorum. Açıklama isimli alana ise her bir kümede bulunacak grubu (kolonu) seçiyorum. Değerler isimli alana da sayısal değer bulunan kolonu seçiyorum. Bu örneğimde, Eksen isimli alanda Bayi Adı, Açıklama alanında Yıl ve Değerler isimli alanda Satış Tutarı isimli kolonu kullandım.
Bu programla oluşan tabloları ve grafikleri bir PDF
dosyasına kaydedebiliyorum. Bu amaçla, Dosya menüsündeki “Dışarı Aktar”
seçeneğine bağlı olarak görünen “PDF’ye dışarı aktar” düğmesini kullanıyorum.
